Без волокиты и расстояний

ПАО «ТГК-14» переходит на кадровый электронный документооборот

 

Любая современная компания стремится оптимизировать оформление приказов, заявлений и нормативных актов. Сейчас ускорить документооборот помогают компьютеры, интернет и локальные сети. В дополнение к этим важным ресурсам созданы специальные электронные программы. Всё это экономит время, средства и нервы.

В ПАО «ТГК-14» уже несколько лет действует электронный оборот документов. Недавно было решено перевести в локальную сеть и работу кадровой службы. Проект по созданию кадрового электронного документооборота (КЭДО) в ТГК-14 реализуется совместно с компанией «Первый бит».

 

Приведём пример. Машинисту котлов одной из электростанций через месяц необходим отпуск. За две недели до этого события сотрудник должен прийти в кадры и написать заявление. Кадровое подразделение оформляет необходимые бумаги, согласовывает их с руководством цеха и директором филиала, ставятся необходимые подписи. Тратится время, чтобы принести или привезти бумаги из одного отдела в другой. О том, что один из сотрудников идёт в отпуск, должна оперативно узнать и бухгалтерия компании, чтобы в установленный законом срок выдать отпускные средства для нашего сотрудника. Словом, оформление документов, передача их из одного подразделения в другое требовало уйму времени. Теперь же достаточно пару «кликов» на компьютере и всё готово.

Для функции управления персоналом электронный документооборот становится надёжным помощником.

 

По мнению Яны Донской, члена Совета директоров ПАО «ТГК-14», Директора проектного офиса, без автоматизации рутины компания будет всегда тратить излишние ресурсы на обработку операций, в конечном итоге не создающих ценность для потребителей и производственного процесса. А в условиях ограничений по численности, отвлечение времени сотрудников на рутину не позволит уделять серьезное внимание ключевым направлениям функции управления персоналом – таких, как развитие, мотивация, привлечение профессионалов и формирование корпоративной культуры, ориентированной на командную работу и результат. Да и для самих сотрудников, которые хотят расти и развиваться, такая работа уже мало интересна. Поэтому в 2025 году компанией было принято решение об оптимизации и автоматизации кадрового документооборота, что уже сделано в большом количестве компаний РФ.

— В ТГК-14, чьи объекты находятся на удаленном расстоянии друг от друга, каждый поход в отдел кадров — это потерянные часы производственного времени. Именно поэтому Общество приняло решение перевести свои кадровые процессы в цифровой формат, — говорит Марина Белоносова, директор по персоналу  ПАО «ТГК-14». — Для этой цели в компании внедряется система КЭДО или кадровый электронный документооборот. Она позволяет полностью отказаться от бумажных заявлений, приказов и ознакомительных листов, упрощая взаимодействие сотрудников с подразделениями по управлению персоналом.

 

В ТГК-14 для этого используется связка программного комплекса «1С: ЗУП» (зарплата и управление) и личного кабинета «1С: Кабинет сотрудника». Работнику не нужно будет ехать с удаленного объекта в офис, чтобы написать заявление на отпуск или получить справку о доходах. Все необходимые действия выполняются через смартфон или компьютер.

Система КЭДО поможет подать любые заявления; подписать локальные нормативные акты (ЛНА) и приказы; получить быстрый доступ к расчётным листкам.

— Важное преимущество системы заключается в юридической значимости: документы, подписанные электронной подписью внутри платформы, имеют ту же силу, что и их бумажные аналоги с синей печатью, — продолжает Марина Белоносова.

Реализация системы кадрового электронного документооборота требует тщательной подготовки. В ПАО «ТГК-14», как уже говорилось, это стало возможно благодаря сотрудничеству с компанией «Первый бит». Эта компания работает на рынке IT услуг несколько десятилетий и зарекомендовала себя как надёжный поставщик программ и сервисов не только в Российской Федерации, но и в странах СНГ.

 

— Совместно с интегратором «Первый БИТ» компания уже прошла несколько ключевых этапов трансформации. Это обследование (проведён полный аудит текущего кадрового делопроизводства: выявлены узкие места, дублирующие операции и процессы, требующие немедленной автоматизации); моделирование (на основе аудита предложены варианты оптимизации маршрутов документов, исключающие лишние звенья и согласования), — перечисляет Марина Белоносова. — Следующим этапом стало проектирование. Интегратор продемонстрировал рабочую модель будущего цифрового документооборота. Совместная команда определила приоритеты разработки — какие формы документов появятся в системе в первую очередь.

 

На данный момент, служба по управлению персоналом ТГК-14 работает совместно с «Первый БИТ» над этапом внедрения системы КЭДО и занимается разработкой процессов документооборота. Создаются электронные шаблоны заявлений, приказов и ЛНА (локальных нормативных актов) для интеграции в «1С:Кабинет сотрудника» и «1С:ЗУП». Параллельно настраиваются маршруты согласований и права доступа. Завершающим этапом станет пилотный запуск системы и её тиражирование. После завершения разработки систему протестирует фокус-группа, а затем начнётся поэтапное подключение всех производственных площадок Общества.

 

— Внедрение КЭДО решает сразу несколько стратегических задач бизнеса. Это экономия ресурсов — резкое сокращение затрат на бумагу, картриджи, почтовые пересылки и содержание архивов. По предварительным оценкам, расходы на логистику документов снизятся до 70%. Второй момент — скорость процессов. Заявления, которые раньше проходили долгий этап согласования, теперь обрабатываются за считанные минуты. Это напрямую влияет на своевременность выплат и предоставления отпусков. В результате мы добьёмся прозрачности и контроля в системе оборота документов. Статус любого норматива виден в реальном времени. Руководство всегда знает, где находится документ, кто его задерживает, и на каком этапе возникла проблема, — комментирует Марина Белоносова.

 

Помимо этого, система кадрового электронного документооборота поможет внедрить в работу единые стандарты при оформлении и продвижении документов. Независимо от того, где работает сотрудник, он пользуется абсолютно идентичными сервисами и имеет равную скорость доступа к кадровым сервисам. Кроме того, разработчики рассчитывают повысить лояльность персонала в компании. Работники ТГК-14 получают современный уровень сервиса, избавляясь от бюрократической рутины, а компания укрепляет свой имидж технологичного работодателя. Вызовы и сложности у проекта, конечно, тоже есть.

 

«Для нас, как для ИТ-службы, внедрение КЭДО — это не просто замена бумаги на «электронку», а серьезный вызов с точки зрения отказоустойчивости и информационной безопасности. Мы должны гарантировать, что система будет доступна 24/7, особенно в периоды массовых отпусков и отчетных кампаний. Поэтому параллельно с настройкой бизнес-процессов мы усиливаем контур защиты персональных данных и прорабатываем сценарии резервного копирования, чтобы даже при внештатных ситуациях с сетью или серверами юридически значимый документ был подписан вовремя, а сотрудники на удаленных станциях не потеряли связь с кадровым учетом.» — комментирует Ольга Мазурик, директор по Информационным технологиям.

Впереди у проекта — финальный этап внедрения, обучение персонала работе в новых интерфейсах и полноценный отказ от бумаги. Для ПАО «ТГК-14» переход на КЭДО — это не просто следование тренду на цифровизацию, а прагматичный шаг к созданию современной, эффективной и удобной производственной среды.

 

Комментарий

Кристина Безкоровайная, руководитель группы по сопровождению корпоративных клиентов проектного департамента ООО Бизнес-ресурсы (компания «Первый бит»):

 

— На данный момент наша компания осуществляет внедрение кадрового электронного документооборота в ТГК-14. Внедряемое решение — «1С: Кабинет сотрудника». Данный инструмент предусматривает обработку, подписание и отправку документов в первичном интерфейсе программы «1С», встраивается в 1С и упрощает взаимодействие между сотрудниками, кадровым отделом и бухгалтерией, помогая оперативно подготовить и передать расчётные листки, трудовые договоры, заявления на отпуска и т.д.

 

Наша компания «Первый бит» и её предприятие ООО Бизнес-ресурсы» (Воронежский центральный офис) оказывает услуги по налаживанию электронного кадрового документооборота.

Перед разработкой проекта для ТГК-14, было проведено исследование работы кадровой службы и выявлены следующие проблемы. Документооборот вёлся на бумаге, что влекло дополнительные трудозатраты и требовало времени на согласование, также тратилось время на взаимодействие сотрудников с кадровой службой. Например, специалисту нужна справка 2-НДФЛ. Ему необходимо прийти в кадры, оставить заявление и дожидаться его рассмотрения. С новой системой ему нужно лишь зайти в электронный сервис «Личный кабинет сотрудника», оставить заявку и быстро получить справку.

На подготовку документов и их подпись тоже тратилось большое количество времени. Отдельные виды нормативов требовали корректировки вручную при формировании их средствами «1С: Зарплата, управление персоналом». Это трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Требовалось оптимизировать взаимодействие сотрудников с кадрами и бухгалтерией, сократить время на предоставление расчётных листков, оформление отпусков, больничных и командировок. Вдобавок статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает оповещать сотрудников о начислениях зарплат и обязательных удержаниях. Со всеми этими задачами и поможет справиться кадровый электронный документооборот. И ещё, новая система сокращает время на выполнение рутинных задач.

Частично программа уже тестировалась в компании, остаётся месяц-полтора до её полного внедрения — запуска пилотного проекта.

Кадровый электронный документооборот — веяние времени, необходимое для развития крупных компаний. Уверена, что проект поможет повышению эффективности ПАО «ТГК-14».